Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Загрузка...

головна сторінка Реферати Курсові роботи текст файли додати матеріалПродать работу

пошук рефератів

Реферат на тему Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

завантажити
Знайти інші подібні реферати.
подібні якісні роботи

Розмір: 35.07 кб.
Мова: російська
Розмістив (ла): Сергей Степанович
29.09.2006
1 2 3    

  Оглавление



 

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

 

I
. Контроль, как функция управления
. . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

 

1.1. Сущность исодержание функции контроля  . . . . . . . . . .

5

 

1.2. Контроль исполнения документов как разновидность 

       функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 



 

1.3. Принципы организации и контроля исполнения

       документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



 

II
. Контроль документооборота, как форма своевременности 


     исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   



 

2.1. Формы и методы контроля исполнения  . . . . . . . . . . . . . .



 

2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . .



 

2.2.1.  Контроль за исполнением поручений по 

         официальным документам  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 



 

2.2.2. Контроль за исполнением постановлений губернатора 





 

2.2.3. Контроль за исполнением входящей корреспонденции



 

2.2.4. Контроль за исполнением устных и письменных

          обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



III.
Повышение эффективности контроля за исполнением


       документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



 

3.1. Пути повышения эффективности контроля за исполнением 

       документов в аппарате администрации области  . . . . . . . .



Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .





Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .





Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




Введение
          Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась  необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования  в годы смут, войн и революционных потрясений.

Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль. Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.

Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства. Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность.

Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как  качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления.

Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота.

Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля.

В задачи работы входит следующее :

1.     Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.

2.    Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.

3.    Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.

            При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.
Глава
I
. Контроль, как функция управления


1.1. Сущность и содержание функции контроля
            Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

            Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления  - достижение своих целей.

            Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

            Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных  или  конечных  результатов  и  уровня,  установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 .

Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации»1 .

В отечественной  и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3

Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя.

В системе управления контроль решает несколько задач :

·      во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на функционирование и  развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.

·      во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения.

·      в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.                        

Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -                                          

решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:

·      быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней ;

·      иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти  и поддерживать их ;

·      соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию ;

·      быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;

·      быть простым и экономичным.1

Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :

1.    Установление норм (стандартов).

2.    Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление

фактических результатов с ожидаемыми).

3.    Коррекция отклонения от норм и планов.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля  отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.

Второй  этап  состоит  в  сопоставлении  фактически  достигнутых 

результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения :

·      ничего не предпринимать ;

·      устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ;

·      пересмотреть стандарты, если это необходимо.1

В реальной действительности выделяются три основных вида управленческого  контроля :

·      предварительный ;

·      текущий контроль ;

·      заключительный контроль.

По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем существования.

Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и финансовых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной

на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и оперативный.  Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.

Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком

поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции :

            Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

            Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.1

1.2.
Контроль исполнения документов, как разновидность


функции контроля
Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль  исполнения  документов  обеспечивает  своевременное  и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Составной частью контроля исполнения является исполнение  документов, в которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти и государственного управления.

Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :

·      контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений.  Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только  руководителей  всех  рангов,  но  и,  при  большом  объеме

контрольных документов, специального контрольного подразделения.;

·      контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов.  Такой контроль может осуществлять помощник,

специальная  контрольная  служба  или  технический  работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

·      контроль исполнения документов в указанные сроки.Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для  таких документов, как 2 :

·      предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней ;

·      заявления и жалобы военнослужащих  и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления ;

·      запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней ;

·      Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой

   «срочно» - в  3-дневный  срок,  требующие  дополнительного  изучения -

   - в 10-дневный срок ;

·      письма предприятий и учреждений  - 30 дней ;

·      приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота  касается следующих видов документов 1 :

·      распорядительные документы высших органов государственной власти : Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ;

·      распорядительные документы представительного органа  (распорядительные документы Законодательного собрания области) ;

·      распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

·      протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

·      поручения руководителя ;

·      входящая корреспонденция ;

·      письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов1 :

·      постановку документов на контроль ;

·      проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

·      предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

·      учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

·      регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов ;

·      снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля  возлагается  непосредственно  на  руководителей  структурных

подразделений.

           

    продолжение
1 2 3    

Добавить реферат в свой блог или сайт
Удобная ссылка:

Завантажити реферат безкоштовно
подобрать список литературы


Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области


Постійний url цієї сторінки:
Реферат Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области


Разместите кнопку на своём сайте:
Рефераты
вгору сторінки


© coolreferat.com | написать письмо | правообладателям | читателям
При копировании материалов укажите ссылку.